Agents IA · Assistant interne
Un assistant qui répond à partir de vos documents.
Assistant IA interne pour les PME
Il répond aux questions de vos équipes à partir de vos documents et montre où il a trouvé la réponse. Et quand il ne sait pas, il le dit.
Ce qui coince souvent
La réponse existe quelque part, mais personne ne la trouve.
Alors on va voir la personne qui sait, et cette personne passe ses journées à répondre aux autres.
- On demande toujours à la même personne. Elle répond aux mêmes questions toute la semaine, et son propre travail attend.
- Le document reste introuvable. Il dort dans un dossier dont plus personne ne connaît le nom, alors on finit par le réécrire.
- Les nouveaux mettent des mois à trouver leurs repères. Ils ne savent ni où chercher, ni à qui demander.
Comment on travaille
On commence par ranger vos documents, la technique vient après.
Un assistant ne peut pas être meilleur que les documents que l'on lui donne.
- 01 On trie vos documents. On repère ceux qui sont à jour, ceux qui sont périmés et ceux qui se contredisent.
- 02 On décide qui voit quoi. Un document réservé à la direction ne sert pas à répondre à tout le monde.
- 03 Ses règles de réponse sont écrites. Il cite sa source à chaque fois, et il transmet à quelqu'un quand il ne sait pas.
- 04 Ce qu'il ignore vous est remonté. Les questions restées sans réponse montrent ce qui manque dans vos documents.
Ce que vous pouvez vérifier
Il répond quand il sait, et il passe la main quand il ne sait pas.
Pour la première question, il trouve la réponse et cite le document. Pour la seconde, il n'a rien, alors il le dit et il transmet.
- 14:12 Demande « Quelle est la procédure pour un retour de marchandise ? »
- 14:12 Assistant Réponse donnée. Source : Procédure SAV, version de mars, page 3.
- 14:20 Demande « Peut-on accorder trente jours de délai de paiement à ce client ? »
- 14:20 Assistant Aucun document ne me permet de répondre. Je transmets à la direction commerciale. En attente de validation
- 14:20 Assistant Question ajoutée à la liste des réponses manquantes.
- 15:05 Humain La direction commerciale répond. Validé
Ce que vous recevez
Ce que vous avez à la fin du projet.
Un assistant qui fonctionne, et des documents enfin rangés, ce qui sert souvent autant.
- Un assistant dans l'outil que vos équipes utilisent déjà
- Des réponses qui citent leur document d'origine
- Des règles écrites : ce sur quoi il répond, et qui a accès à quoi
- Chaque mois, la liste des questions restées sans réponse
Pour qui
Tout dépend de l’état de vos documents.
S'ils ne sont pas prêts, mieux vaut le savoir avant de dépenser quoi que ce soit.
C’est pour vous si
- Les mêmes questions reviennent tous les jours
- Les réponses sont écrites quelque part, même mal rangées
- Quelqu'un chez vous peut tenir les documents à jour
Ce n'est pas encore le moment si…
- Rien n'est écrit, tout est dans la tête des gens
- Vos documents se contredisent et personne ne peut trancher
- Vous cherchez un assistant pour les visiteurs de votre site
Questions fréquentes
Vos questions sur l’assistant interne.
- Est-ce un chatbot ?
- Pas vraiment. Un chatbot suit un scénario écrit à l'avance, alors que l'assistant lit vos documents et vous dit d'où vient sa réponse.
- Mes équipes utilisent déjà ChatGPT. Quelle différence ?
- ChatGPT ne connaît pas vos procédures, et y coller un document interne revient à le confier à un service dont vous ne fixez pas les règles. L'assistant, lui, répond à partir de vos documents, dans un cadre choisi avec vous.
- Que se passe-t-il quand il ne sait pas ?
- Il le dit, et il passe la main à quelqu'un. Un assistant qui invente une réponse est pire que pas d'assistant du tout.
- Nos documents sortent-ils de l’entreprise ?
- C'est vous qui choisissez : l'assistant peut tourner dans le cloud ou être installé dans vos locaux. Vos documents ne servent à entraîner aucune IA.
- Tout le monde voit-il tous les documents ?
- Non. On décide avec vous quels documents l'assistant consulte, et pour qui : le règlement intérieur pour tout le monde, les grilles de salaires pour personne.
- Pourquoi un suivi après la mise en route ?
- Parce que vos documents vieillissent, et qu'un assistant mal suivi donne des informations dépassées avec la même assurance qu'avant.
- Combien ça coûte ?
- Le prix dépend surtout de l'état de vos documents, alors on les regarde avant de vous donner un prix fixe. L'usage de l'IA vous est refacturé au prix coûtant.
Quelles questions reviennent le plus souvent chez vous ?
Décrivez-les-nous, et l'on vous répond sous 24 à 48 heures ouvrées pour fixer un rendez-vous.
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